O uso de documentos eletrônicos é uma tendência inevitável no mundo corporativo, seja em grandes, médias ou pequenas empresas. Este processo começou a partir da segunda metade da década de 1990 com a disseminação da Internet e o uso do correio eletrônico como principal forma de comunicação nas empresas.

Atualmente, o grande expoente quando se fala em gestão eletrônica de documentos é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que foi criada com o objetivo de substituir, em escala nacional, a emissão de documentos fiscais em papel e permitir que o usuário acompanhe pelo Fisco, em tempo real, todas as operações comerciais de seus fornecedores ou clientes.

A NF-e é um documento emitido e armazenado eletronicamente e que tem sua validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e a autorização do uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.

A emissão eletrônica, além de agilizar a cobrança, permite às empresas participantes simplificarem seus procedimentos fiscais. Há inúmeros outros benefícios, como redução de custos em áreas como impressão, aquisição de papel, armazenamento e transporte de documentos etc. Para a Receita Federal, trata-se de uma forma mais eficaz de controlar as informações e combater fraudes.

Desde abril de 2006, está em vigor o Projeto Nacional de Nota Fiscal Eletrônica. O serviço está sendo implementado em seis Estados brasileiros com a adesão de 19 grandes corporações, sendo a Souza Cruz a primeira no país a emitir uma NF-e. Atualmente o sistema da Sefaz SP tem capacidade de emissão de 240 mil notas por mês e a expectativa é que esse número aumente para 30 milhões até o final de 2007.

No entanto, um dos pontos importantes no processo de implementação da nota fiscal eletrônica diz respeito à segurança, já que o valor da informação torna-se cada vez mais expressivo para as organizações, sendo que muitas delas têm seu diferencial competitivo baseado unicamente em informações.

A segurança de emissão e comunicação da nota fiscal eletrônica entre emissor, fisco e receptor deve ser feita por um hardware específico, que contemple as plataformas de criptografia para integração com o sistema nacional ou municipal.

Além da maior capacidade de processamento dos documentos, o uso do HSM (hardware security module) torna-se importante na medida em que impossibilita a cópia da chave privada da empresa, reduzindo qualquer tipo de vulnerabilidade no sistema. O hardware ainda permite registro de auditoria, múltiplos canais de ativação e controle de acesso de usuários.

As grandes empresas do Brasil devem seguir padrões abertos na implementação do sistema de NF-e, que devem contemplar assinatura digital para cada NF-e emitida no padrão ICP Brasil - que consiste no conjunto de técnicas, práticas e procedimentos a ser implementado pelas organizações governamentais e privadas brasileiras com o objetivo de estabelecer os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digital baseado em chave pública.

Com o sucesso obtido nos primeiros testes com a NF-e, centenas de empresas devem adotar o sistema, o que certamente irá fomentar ainda mais o mercado de serviços de segurança da informação. De acordo com pesquisa do IDC, a área de segurança em TI será uma das que mais receberá investimentos no Brasil em 2006 e a estimativa é que as companhias poderão terceirizar até 90% de suas soluções de segurança até 2010.

Carlos Magno é sócio-diretor da True Access Consulting